Waarom de prullenbak van Microsoft geen échte back-up is voor jouw bouwbedrijf 

Wanneer de werkdag op de bouwplaats begint wil je erop kunnen vertrouwen dat de CAD-tekeningen van de architect veilig zijn, de planningen voor onderaannemers kloppen en de communicatie tussen de keet en het kantoor goed kan werken. Al deze documenten en projectdossiers staan tegenwoordig vaak in de Cloud. Dat werkt flexibel en snel, maar het brengt, zo merken wij, ook een hardnekkig misverstand met zich mee. Namelijk de aanname dat bestanden in de Cloud automatisch voor altijd veilig zijn. 

Helaas is de realiteit anders. Ook applicaties in de Cloud zijn kwetsbaar en je kunt cruciale projectdata om allerlei redenen onverwacht verliezen. 

De prullenbak is geen back-up  

Wanneer documenten of e-mails zoekraken in een omgeving zoals Microsoft 365, grijpt vrijwel iedereen direct naar de prullenbak of het ingebouwde versiebeheer. Dat is een handig vangnet voor de korte termijn, maar het is geen échte back-up. Waarom niet? 

• Tijdelijke opslag: De meeste Cloudprogramma's legen de prullenbak na een aantal weken automatisch. Ontdek je een fout in een calculatie pas maanden later? Dan ben je de gegevens echt kwijt. 
• Inactieve licenties: Vertrekt een tekenaar of projectleider en zet je de IT-licentie stop? Dan verwijdert de Cloudprovider na verloop van tijd alle gekoppelde bestanden en mailboxen permanent. 
• Risico op overschrijven: Als je handmatig documenten probeert te herstellen, bestaat de kans dat je per ongeluk de allernieuwste versies overschrijft, waardoor je alsnog data verliest. 

Waar gaat het vaak mis?  

Dataverlies ontstaat zelden door een grote, technische crash van de Cloudprovider. Het zit hem bijna altijd in: 

• Menselijke fouten: Een medewerker verwijdert per ongeluk een complete map met onmisbare BIM-modellen of opleverfoto's van een vorig project. 
• Fouten tijdens het samenwerken: Iemand overschrijft onbedoeld belangrijke voorwaarden in een gedeeld tenderdocument waar meerdere partijen in werken. 
• Cybercriminaliteit: Een gerichte cyberaanval of ransomware zet plotseling de toegang tot al jullie projectadministraties achter slot en grendel. 

Continuïteit tijdens je projecten  

Om te zorgen dat jouw organisatie met vertrouwen kan blijven bouwen en opleveren, heb je een onafhankelijke, externe back-up nodig die losstaat van de hoofdcloud. Zeker met het oog op wetgeving zoals de Wet kwaliteitsborging (Wkb) of NIS2, waarbij je projectdossiers langdurig en veilig moet bewaren. Een professionele back-up voldoet aan een paar heldere voorwaarden: 

• Automatische herhaling: Het systeem maakt minimaal drie keer per dag automatisch een veilige kopie van alle e-mails, SharePoint- en Teams-bestanden. 
• Onbeperkte bewaartermijn: Je gooit oude back-ups niet zomaar na een paar weken weg, zodat je historische projectdata en constructieberekeningen ook na jaren nog moeiteloos terughaalt. 
• Veilig herstel: Mist er onverhoopt toch een map of bestand? Dan zet je de gegevens snel terug zonder de meest recente projectbestanden per ongeluk te overschrijven. 

Het doel hiervan is simpel. Als er iets misgaat, hoef je niet in de stress te schieten of uren te zoeken. IT hoort een betrouwbare factor te zijn dat rust brengt, zodat jullie je kunnen richten op het bouwen aan succesvolle projecten. 

Hoe zeker weet jij dat de data van jullie belangrijkste bouwproject écht veilig staat?