Altijd bereikbaar. Daar zorgen wij voor
Dennis Broman
Director of Sales & Marketing
"We denken vooruit, kijken verder dan het voorspelbare."
Lees meerEen gewijzigde planning, een nieuwe veiligheidsinstructie of een uitnodiging voor de bouwvergadering. Als projectleider of werkvoorbereider verstuur je regelmatig dezelfde informatie naar meerdere onderaannemers, leveranciers of andere betrokken partijen.
De snelste oplossing lijkt vaak één e-mail naar iedereen, waarbij de ontvangers in de BCC worden geplaatst.
Dat werkt in de basis prima. Toch kan de communicatie al snel onpersoonlijk aanvoelen, raken reacties verspreid over verschillende e-mails of wordt er per ongeluk een fout gemaakt met de ontvangers. Eén verkeerd ingevuld veld is al voldoende om e-mailadressen zichtbaar te maken voor de hele groep, met alle gevolgen van dien voor de privacy en de AVG.
Gelukkig kan dat tegenwoordig ook anders.
Gebruik je de nieuwe Outlook? Dan kun je gebruikmaken van de functie: Afdruk samenvoegen. Met deze functie schrijf je één e-mail die automatisch als afzonderlijk, gepersonaliseerd bericht naar iedere ontvanger wordt verstuurd.
Je koppelt eenvoudig een Excel-bestand met contactgegevens aan je bericht. Outlook verstuurt vervolgens automatisch voor iedere ontvanger een afzonderlijke e-mail. Iedere onderaannemer of leverancier ziet alleen zijn of haar eigen e-mailadres, terwijl jij de inhoud maar één keer hoeft op te stellen.
Dat levert meer op dan alleen tijdwinst. Je voorkomt handmatig werk, verkleint de kans op fouten en communiceert op een professionele manier met de partijen waarmee je samenwerkt.
De BCC-functie heeft jarenlang uitstekend gewerkt voor groepsmails. Toch kiezen steeds meer organisaties voor een persoonlijkere manier van communiceren.
Niet alleen omdat dit professioneler oogt, maar ook omdat het veiliger is. Iedere ontvanger ziet uitsluitend zijn of haar eigen e-mailadres. Reacties komen overzichtelijk bij jou binnen en het risico dat contactgegevens onbedoeld worden gedeeld, wordt aanzienlijk kleiner.
Juist wanneer je regelmatig communiceert met verschillende onderaannemers, leveranciers of projectpartners zorgt dat voor meer overzicht én meer vertrouwen in de communicatie.
Met een paar eenvoudige stappen verstuur je gepersonaliseerde e-mails naar meerdere ontvangers:
Een praktische tip van onze adoptieconsultants: verstuur eerst een testmail naar jezelf of een collega. Zo controleer je eenvoudig of alles eruitziet zoals bedoeld voordat je de volledige groep benadert.
Bij digitale samenwerking denken veel organisaties al snel aan grote IT-projecten of nieuwe software. In de praktijk zit de grootste winst echter vaak in functies die je al tot je beschikking hebt.
Afdruk samenvoegen is daar een goed voorbeeld van. Je bespaart tijd, voorkomt fouten en communiceert op een professionele manier met iedereen die betrokken is bij een project.
Bij Advisor geloven we dat technologie écht waarde toevoegt wanneer zij mensen ondersteunt in hun dagelijkse werk. Zoals het eenvoudiger, veiliger en efficiënter te laten verlopen van dagelijkse processen.
Innovatie begint niet altijd met nieuwe technologie. Soms zit de grootste winst juist in het slimmer benutten van de mogelijkheden die je vandaag al tot je beschikking hebt.
Advisor – Empowering Your Success
