Omdat we als Advisor graag van praktisch houden hebben we een voorbeeld voor u uitgewerkt om de belangrijkste voordelen duidelijk te maken.
Kroon & Zoon is ons fictieve installatiebedrijf van koelsystemen. Zowel op het hoofdkantoor als onderweg zijn alle Kroontjes “digitaal verbonden” en kunnen ze inloggen op hun mobiele werkplek, waarbij Microsoft Teams als het standaard platform voor projectcommunicatie en documentatie wordt gebruikt. Alles overzichtelijk bij elkaar en voor iedereen die bij een bepaald project betrokken is toegankelijk.
Kroon Jr. is projectleider en maakt in Microsoft Teams een nieuw Team aan voor deze klant en verdeelt het project in rubrieken die we kanalen noemen; Zo hebben we een kanaal Commercieel, een kanaal Projectvoorbereiding voor de engineers en After Sales voor projectsupport in de opleveringsfase. Ieder Kanaal heeft zijn eigen “closed user group” en geselecteerde deelnemers hebben toegang tot alle informatie.
In elk kanaal brengen we alle info die relevant is onder in Tabs, die we zelf kunnen aanmaken. Hieronder een aantal voorbeelden:
Kroon heeft hier bijvoorbeeld de bouwtekeningen van de locatie, de specificatie van de installatie en de meest actuele planning ondergebracht.
Kroon Jr. ziet in één oogopslag in het Vergaderoverzicht al zijn projectmeetings en taken, en via een vergaderverzoek kan hij er voor kiezen in een keer alle leden van het Kanaal Werkvoorbereiding uit te nodig voor het wekelijkse statusoverleg. Het overzicht is gekoppeld aan zijn Outlook agenda, zodat er (letterlijk) geen dubbele agenda’s ontstaan.
Teams biedt een centraal overzicht van alle beschikbare teamdocumenten, Teamleden kunnen er binnen hun kanaal snel de weg vinden naar het juiste document.
Kroon gebruikt Microsoft Planner om alle actiepunten, verantwoordelijken, deadlines en herinneringen in te plannen. In het tabblad grafieken van Planner kan Kroon Jr. vanuit Teams snel de status zien en welke punten vertraging oplopen.
Om de slagkracht van Teams en 365 in het algemeen te vergroten, heeft Microsoft besloten een App store te ontwikkelen voor third party applicaties. Op dit moment zijn er al ruim 250 applicaties in ondergebracht. Bij Kroon & Zoon gebruikt men bijvoorbeeld Salesforce en Mailchimp. Kroon kan zelfs de eigen applicatie voor Koelmetingen toevoegen aan de Teams Store.
Via een gastuitnodiging kan Kroon Jr. externe personen uitnodigen voor deelname aan het Team, simpel via een uitnodiging naar het e-mailadres. Het is niet nodig dat deze gasten zelf al over Microsoft Teams beschikken, want in dat geval wordt automatisch doorverwezen naar de gratis webversie van Microsoft Teams. Een beperking is op dit moment wel dat een gast inzage heeft in alle teaminformatie. Er wordt door Microsoft nog gewerkt aan de optie om hen alleen toegang te geven tot voor hen relevante kanalen of documenten. Een workaround is momenteel om hen via Sharepoint toegang te geven tot het geselecteerde document.
Kroon Jr. selecteert eenvoudig in de contactlijst met welke teamleden hij z’n weekoverleg wil voeren en kan via het toetsenbord overige personen in de videochat betrekken, die incidenteel bij het Project betrokken zijn.Hij kiest er voor een privégesprek te houden met de Finance Manager om te checken of de aanbetaling van Koelhuizen Mijdrecht al binnen is.
Omdat video, spraak, chatten en het delen van schermen volledig in Teams geïntegreerd is, heeft Microsoft besloten om vanaf 1 oktober jl. geen Skype for Business meer aan te bieden aan nieuwe klanten met minder dan 500 werkplekken. Huidige klanten kunnen Skype for Business voorlopig blijven gebruiken (inclusief het inrichten van nieuwe gebruikers).
Al bijna 20 jaar is e-mail leading in onze zakelijke communicatie. De zwakte van Mailprogramma’s als Outlook is echter dat zij geen centrale rol kunnen vervullen in projectcommunicatie en daarbij ook niet aansluiten bij de trend van toenemende “collaboration”, waarbij we meer en meer -in de cloud- aan dezelfde documenten samenwerken, zonder dat we hoeven na te denken over de juiste versie. Teams biedt hier een prachtig alternatief dat wél alle content over 1 onderwerp bij elkaar houdt en iedereen altijd up-to-date informatie levert. Wij denken dus dat vooral in projectcommunicatie Teams e-mail zal verdringen.
Bij Koelhuizen Mijdrecht draait de nieuwe Kroon vriesinstallatie inmiddels op volle toeren! Er zijn heel veel mogelijkheden binnen Teams en er komen elke dag nieuwe functionaliteiten bij. Wilt u hier meer over weten, neem dan contact op met uw Account Manager of een van onze Teamspecialisten.
Inleiding Tijdens gesprekken met klanten en vrienden valt het mij op dat er bij veel mensen nog veel onduidelijkheid is...
Lees meerVraag je je weleens af hoe productief jouw team werkt? En waar er kansen liggen om te verbeteren? Een goede start is het inzichtelijk maken van je productiviteit....
Lees meerEven kort de feiten op een rij.. SharePoint is binnen M365 altijd de basis voor de gemeenschappelijke opslag van data....
Lees meer